L’officier d’état civil est un fonctionnaire territorial affecté à une mairie. Il travaille en réseau avec ceux qui occupent le même poste dans les autres mairies et joue un rôle indispensable au niveau du service public.
Il exerce généralement ses activités sous la tutelle d’un supérieur hiérarchique, mais sa responsabilité est engagée en cas de faute. Voici les rôles, les missions, les formations, les compétences, le salaire et l’évolution de l’officier d’état civil.
Officier d’état civil : description
L’officier d’état civil est le professionnel chargé d’établir les actes d’état civil et de réceptionner les déclarations. Il peut s’agir d’une déclaration de décès ou de naissance. Il réunit le dossier de mariage et décerne les livrets de famille. C’est également lui qui diffuse les permissions de fermeture de cercueils. Ce professionnel garde les différents registres et les met à jour au quotidien. Ainsi, il peut signaler le caractère inopportun d’un prénom.
De plus, l’officier d’état civil garantit l’authenticité et la confidentialité des actes fournis. Ainsi, en cas d’oubli ou d’erreur, sa responsabilité civile est engagée. Il doit être régulièrement informé des actualités en matière des règlements et des lois qui régissent ses différentes activités. Comme exemple, nous avons la loi sur l’affiliation, la transmission de nom ou l’autorité parentale.
Les missions premières d’un tel professionnel
Un officier d’état civil a des missions dites « premières ou préalables » qu’il doit accomplir. Retrouvez-les ici.
Accueil des usagers
Membre du personnel de la mairie, l’officier d’état civil se charge de l’accueil téléphonique et physique du service. Il est tenu de satisfaire les usagers sur les questions liées à son domaine d’intervention. Souvent placé au niveau du guichet d’accueil, ce professionnel renseigne les visiteurs sur les procédures et les modalités liées à leur situation.
Par ailleurs, si la commune est dotée d’un établissement pour sénior ou d’une maternité, l’agent territorial peut être tenu de se déplacer sur place pour la réalisation des démarches administratives. Il s’agira par exemple de la numérisation des pièces, du remplissage du livret de famille, etc.
Traitement des demandes
L’officier d’état civil est tenu de traiter les demandes administratives à travers les formulaires automatisés en ligne ou par messagerie électronique. Il est donc indispensable que ce dernier maîtrise les outils informatiques et de gestion.
Les activités de l’officier d’état civil
Voici les activités d’un officier d’état civil en matière de mariage, de naissance et de filiation, de décès, de déclaration et de partenariat.
Naissances et filiation
L’agent territorial doit se servir des déclarations des maternités ou des parents pour enregistrer les naissances. Il peut demander dans ce cas, un titre de séjour, un livret de famille ou un certificat de résidence. Il est également chargé d’enregistrer les adoptions après la validation des autorités compétentes.
Enfin, il est sollicité pour le traitement des déclarations de reconnaissance des pères biologiques pour des enfants. Cela peut se faire avant ou après la naissance du petit.
Mariages
L’officier d’état civil reçoit les futurs mariés et leur remet la liste des documents indispensables à leurs projets. Il les accompagne durant les démarches préparatoires en choisissant avec eux, la date et le lieu du mariage.
Ensuite, il célèbre les noces en public et en présence des témoins. Par ailleurs, ce fonctionnaire prépare l’acte et le certificat mariage, puis les transmet aux époux sur demande.
Partenariat enregistré
L’officier d’état civil est sollicité en cas de partenariat. Pour ce faire, il reçoit les différentes parties qui souhaitent conclure un accord et leur transmet la liste des documents indispensables à cette opération.
Ensuite, il conduit l’étape préliminaire, fait la déclaration de collaboration et demande aux partenaires d’apposer leurs signatures.
Enfin, ces derniers peuvent faire une demande d’acte ou de certificat de partenariat auprès de l’agent territorial qui se charge de le leur délivrer.
Noms et prénoms
L’officier d’état civil est appelé à connaître les réglementations en matière de choix de nom et à en tenir compte dans ses activités. Ainsi, il est responsable de l’enregistrement des déclarations de changement de patronyme en cas de divorce.
Celui-ci est chargé d’écouter les géniteurs pour les accompagner dans le choix des noms. De plus, il les conseille si l’appellation attribuée à leur enfant nuit aux intérêts de ce dernier. Il peut aussi refuser d’inscrire certains prénoms s’ils ne sont pas conformes aux normes en vigueur.
La formation de l’officier d’état civil
Pour devenir officier d’état civil, il est obligatoire de réussir au concours d’adjoint administratif de première classe. Il s’agit d’une fonction de catégorie C ; cela nécessite un brevet, un CAP ou tout autre diplôme de niveau 3e.
Toutefois, notez que beaucoup de candidats à cet examen y prennent part avec le baccalauréat. Le concours de recrutement de l’officier d’état civil peut également se faire en interne.
Les aptitudes de l’officier d’état civil
Le métier d’officier d’état civil nécessite assez de compétences techniques. Il faudra aussi avoir une bonne maîtrise des techniques de régulation et d’accueil. Le sens de l’écoute et la facilité à comprendre une demande sont également des aptitudes indispensables dans ce métier.
Ce professionnel doit avoir des connaissances en généalogie et en législation liées aux IGREC. De plus, celui-ci doit savoir lire, interpréter, expliquer et utiliser le droit civil. Il doit maîtriser les logiciels de traitements de texte.
En ce qui concerne les aptitudes personnelles, un officier d’état civil doit être courtois. Il est tenu d’accueillir les usagers et d’écouter leurs requêtes. La discrétion est aussi une qualité essentielle dans ce métier.
En effet, à ce poste, vous aurez accès à des documents et informations personnelles d’autres citoyens. Il est donc important de garder le silence quand le besoin se fera sentir. Enfin, un officier d’état doit être disponible et mobile.
Salaire et perspectives d’évolution de l’officier d’état civil
En moyenne, un officier d’état civil peut gagner 1883 euros comme salaire brut mensuel. Au début de sa carrière, ce fonctionnaire peut être rémunéré à 1640,11 euros, mais le montant peut évoluer jusqu’à 2216,49 euros à la fin de carrière.
L’officier d’état civil peut progresser dans sa carrière, vers une fonction de catégorie B. Pour ce faire, il doit passer un concours de rédacteur territorial en justifiant son expérience. Il est également possible d’avancer vers un poste plus élevé grâce aux concours internes.
Par ailleurs, plusieurs orientations proches s’offrent à ce fonctionnaire, à savoir : chargé d’accueil, assistant de gestion administrative, instructeur gestionnaire de dossiers, conservateur de cimetière, assistant de GRH, etc.
De même, avec la bonne expérience et les bons diplômes, un officier d’état civil peut accéder à la fonction : de secrétaire de mairie ou de responsable du service population. Il lui est aussi possible de devenir assistant de gestion comptable, budgétaire ou financière.
